NOVA Medical School adota a Bullet Solutions para modernizar a gestão de espaços académicos

Contexto

A NOVA Medical School – Faculdade de Ciências Médicas da Universidade NOVA de Lisboa é uma instituição de referência no ensino e investigação em ciências médicas e da saúde. Com uma oferta formativa abrangente — que inclui programas de licenciatura, mestrado e doutoramento, além de formação pós-graduada e atividade clínica — a NOVA Medical School mantém uma operação académica exigente, com múltiplas turmas, docentes e unidades curriculares a funcionar em simultâneo ao longo de cada semestre.

Esta realidade implica uma necessidade permanente de rigor na gestão de espaços. As salas de aula, laboratórios, anfiteatros e outros espaços físicos são recursos limitados e partilhados, cuja utilização deve ser planeada com eficiência para garantir o funcionamento regular das atividades letivas e o cumprimento dos calendários académicos.

Desafio

A atribuição de salas aos horários letivos constitui um dos principais desafios operacionais da NOVA Medical School. A diversidade de programas e de tipologias de aula — desde sessões teóricas em anfiteatro a aulas práticas em laboratório — exige uma alocação cuidadosa de recursos que nem sempre é simples de concretizar, sobretudo quando o número de pedidos excede a capacidade disponível em determinados períodos.

A gestão diária dos espaços acrescenta outra camada de complexidade. Eventos institucionais, atividades extracurriculares, reuniões e alterações de última hora ao plano letivo geram necessidades imprevistas de ocupação de salas, obrigando a ajustes frequentes que podem comprometer a organização previamente definida. Sem uma visão clara e atualizada da ocupação dos espaços, estas situações tornam-se difíceis de gerir com rapidez e segurança.

A articulação entre os horários letivos regulares e as utilizações pontuais ou ad hoc dos espaços representa, assim, um desafio operacional particularmente relevante. A falta de visibilidade sobre quais as salas efetivamente ocupadas, disponíveis ou reservadas dificulta a tomada de decisão e pode resultar em conflitos de utilização, subaproveitamento de espaços ou dificuldades na resposta a pedidos urgentes.

A escolha da Bullet Solutions

Para responder a estes desafios, a NOVA Medical School selecionou a Bullet Solutions como parceira na gestão de horários e de espaços. A decisão reflete a ambição da escola de evoluir de uma coordenação manual e reativa para uma abordagem estruturada e orientada por dados na forma como planeia e utiliza as suas salas, laboratórios e anfiteatros.

A plataforma da Bullet foi escolhida pela sua capacidade de reunir os horários letivos regulares e as utilizações pontuais dos espaços numa única visão atualizada — e pelo seu historial junto de instituições de ensino superior exigentes em Portugal e na Europa.

Perspetivas futuras

Com a implementação a arrancar, a NOVA Medical School perspetiva resolver os seus desafios mais prementes na gestão de espaços: reduzir os conflitos na atribuição de salas, obter visibilidade clara e em tempo real sobre a ocupação e responder com rapidez a alterações imprevistas sem comprometer a organização definida.

A prazo, a escola espera que uma gestão de espaços mais estruturada e transparente se traduza num aproveitamento mais eficiente dos seus recursos físicos e em melhores condições para o ensino, a investigação e a vida académica no seu conjunto. Este é o início de uma parceria centrada na melhoria contínua, num contexto em que a atividade académica continua a crescer em volume e complexidade.